# 반복되는 운영 업무, 어디부터 자동화하지? AI 인터뷰로 업무를 쪼개고 시도해볼 1순위를 뽑아보았습니다.

- 작성자: [고슴도치](https://community.clauders.ai/member/imported-member-K1mMNuMBsz)
- 공간: [Claude Code+n8n 자동화](https://community.clauders.ai/workflow-n8n)
- 게시: 2026-10-07
- 연재: [Claude Code+n8n 자동화](https://community.clauders.ai/series/workflow-n8n) 3/5편
- 태그: #업무자동화
- 주소: https://community.clauders.ai/workflow-n8n/post/%EB%B0%98%EB%B3%B5%EB%90%98%EB%8A%94-%EC%9A%B4%EC%98%81-%EC%97%85%EB%AC%B4-%EC%96%B4%EB%94%94%EB%B6%80%ED%84%B0-%EC%9E%90%EB%8F%99%ED%99%94%ED%95%98%EC%A7%80-ai-%EC%9D%B8%ED%84%B0%EB%B7%B0%EB%A1%9C-%EC%97%85%EB%AC%B4%EB%A5%BC-%EC%AA%BC%EA%B0%9C%EA%B3%A0-%EC%8B%9C%EB%8F%84%ED%95%B4%EB%B3%BC-1%EC%88%9C%EC%9C%84%EB%A5%BC-%EB%BD%91%EC%95%84%EB%B3%B4%EC%95%98%EC%8A%B5%EB%8B%88%EB%8B%A4-3f812930-a94b-860e-b099-41bec724b40a

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### 시도하고자 했던 것

안녕하세요! 저는 기업에서 교육 업무를 진행하면서, 입사자 온보딩과 직무 교육 운영을 담당하고 있습니다. 2주차에는 반복 업무를 AI 인터뷰로 정리해서, 자동화할 업무 하나(워크플로우①)를 근거와 함께 정하는 것을 시도했습니다.

### 그 이유

입사자가 생길 때마다 같은 일을 손으로 반복하고 있었습니다.  
입사 확정 알림 메일을 받으면 조직장에게 안내 메일을 쓰고, 캘린더에 일정을 만들어 초대하고, 멘토 지정 회신이 없으면 다시 챙기고, 입사 전날 저녁에는 신규 입사자에게 안내 문자를 보냅니다. 교육 쪽에서는 설문 결과를 엑셀로 돌려 보고자료 초안을 쓰고, 신청 결과로 일정 초대 인원을 정리합니다.

하나하나는 길지 않지만 월 단위로 쌓이면 부담이 컸고, 실수가 나면 입사자와 리더에게 바로 영향이 갔습니다. "자동화하고 싶다"는 생각은 있었지만, 어떤 업무를 어디까지 자동화해야 할지 판단 기준이 없었습니다.

### 사용한 도구

- **Claude (AI 채팅)**: 스터디장 진선이님이 제공해 주신 반복 업무 자동화 프롬프트로 인터뷰를 진행했습니다.
- **마크다운(.md) 워크시트**: 1주차 워크시트와 2주차 워크플로우① 후보 확정 파일을 AI가 정리해 줬습니다.

### 프롬프트 소개

1주차 프롬프트는 AI가 코치가 되어 업무 나열 → 단계 쪼개기 → 업무별 인터뷰와 채점 → 후보 심층 질문 → 툴 추천과 우선순위를 한 단계씩 진행하는 구조입니다. 제가 말하지 않은 값은 AI가 추측해서 채우지 않고 "확인 필요"로 표시하거나 되묻게 되어 있습니다. 2주차 프롬프트는 1주차 워크시트와 스터디장님 코멘트를 함께 보고 워크플로우①을 확정합니다.

### 단계별로 있었던 일

**1. 업무 나열: 3개로 시작해 4개가 되었습니다**  
처음에는 온보딩 안내, 설문조사 분석, 교육 일정 초대 3개만 적었습니다. AI가 "온보딩 안내"가 너무 넓다며 구체적으로 풀어 달라고 했고, 풀어 보니 강의장 예약과 웰컴키트 준비가 별도 업무였습니다. 온보딩과 직무 교육 일정 초대가 서로 다른 업무라는 점도 이때 정리했습니다.

**2. 워크플로우 쪼개기: 말하지 않은 단계는 비워 두었습니다**  
제가 말한 단계만 목록으로 만들고, 모르는 부분은 추측하지 않고 질문했습니다. 이 과정에서 입사 전날 오후 7시 안내 문자가 뒤늦게 떠올랐고, 설문 분석에는 AI에 넣기 전 실명·특정 정보를 제거하는 단계가 필수라는 점도 드러났습니다.

**3. 인터뷰와 채점: 점수에 안 잡히는 부담도 짚어 주었습니다**  
빈도, 1회 소요시간, 규칙성, 연결 툴 수를 채웠고, "그때그때"처럼 모호한 답은 월 몇 회, 몇 분으로 다시 물어봤습니다.

업무

빈도

1회 소요시간

합계

온보딩 안내

알림 메일마다 (월 최대 10회)

30분

14

온보딩 교육 준비

월 2회

1~1.5시간

14

교육 설문조사 분석

약 2달에 1번

2시간

12

직무 교육 일정 초대

약 2달에 1번

30분

10

직무 교육 일정 초대는 점수가 가장 낮았지만 실수가 잦고 후속 대응이 힘든 업무였습니다. AI가 이 점이 점수에 반영되지 않는다고 짚어 주었고, 이번에는 "일부만 가능"으로 보고 후속 재검토로 남겼습니다.

**4. 심층 질문과 툴 추천**  
후보 3개에 대해 핵심 목적, 타인 활용 여부, 선호 결과물, 오류 확인 방법, 성공 기준, 지속가능성을 물었습니다. 이후 스터디에서 다루는 툴(n8n, Claude Code, Gemini/ChatGPT, 구글시트·엑셀) 안에서만 추천을 받았습니다. 1위는 합계가 같은 두 업무 중 효과 점수가 높은 **온보딩 안내(n8n)**였고, 범위는 알림 메일 수신부터 리더 안내 메일, 캘린더 초대까지로 좁혔습니다.

**5. 스터디장님 코멘트 반영**

- 저희 회사 툴은 AI 연동성이 좋지 않은 경험이 있으니 내부 시스템이 API로 연동 가능한지 먼저 확인해 보길 권하셨습니다. → 난이도와 선행 확인 과제에 반영했습니다.
- 실명 제거 프로그램, Confluence와 n8n 연동에 대한 조언은 설문 분석 쪽 내용이라 이번 후보에는 반영하지 않고 이후로 남겼습니다.

### 최종 워크플로우①: 온보딩 안내 프로세스

1. 대상자 알림 메일 수신 (메일에 입사 일자 포함)
2. 입사일자 등 필요한 정보를 시트에 기록
3. 입사일자 기준 2주 전에 대상자의 리더에게 교육 안내 메일 발송
4. 교육 일정을 캘린더에 생성하고 리더를 초대 (캘린더 내용 작성 포함)
5. 시트에 진행 현황(메일 발송 여부 등) 기록하여 체크

### 배운 점과 나만의 꿀팁

- 업무를 덩어리로 보면 막막한데, 단계로 쪼개면 어느 단계를 자동화할지 보입니다.
- "자주 한다"만으로는 부족하고, 빈도·소요시간·규칙성·연결 툴 수를 함께 봐야 현실적인 후보가 나옵니다.
- AI가 말하지 않은 값을 채우지 않고 계속 되묻게 해 둔 덕분에, 결과가 실제 상황과 크게 어긋나지 않았습니다.
- AI의 가능/불가 판단은 제안일 뿐이라, 확인이 필요한 항목은 따로 적어 두었습니다. (사내 툴 연동 등)

### 시행착오

- 업무를 "온보딩 안내" 하나로 뭉뚱그려 적어서, 세부 프로세스로 풀어내는 데 시간이 걸렸습니다.
- 안내 문자 같은 단계가 뒤늦게 떠올라 중간에 워크플로우를 고쳐야 했습니다.
- 앞에서 이미 말한 내용을 '성공 기준'으로 또 물어봐서 "아까 말했잖아"라고 답했는데요 (ㅋㅋㅋ) AI가 바로 앞 답변을 기준으로 정리해 주었고 이후에는 "동일"로 넘어가서 편했습니다.

### 도움이 필요한 부분

- 사내 메일·캘린더가 API로 연동 가능한지, 메일 발송과 캘린더 초대가 가능한 범위에 포함되는지 확인이 필요합니다.
- 알림 메일 양식이 일정해서 입사일자를 안정적으로 읽을 수 있는지도 확인이 필요합니다.

### 앞으로의 계획

2주차에 위 연동 가능 여부를 먼저 확인하고, 시트를 구글시트와 엑셀 중 무엇으로 할지, 메일을 바로 발송할지 임시저장 후 확인할지를 정하겠습니다. 이후 워크플로우①을 보다 구체적으로 설계해보려 합니다! 😊